Assistente Administrativo Jr

It's fun to work in a company where people truly BELIEVE in what they're doing! We're committed to bringing passion and customer focus to the business. Objetivo da Posição Recepcionar e apoiar clientes internos e externos, através do controle e organização das salas de reunião, transferências de ligações e serviços administrativos de apoio, visando contribuir com a rotina operacional do escritório.

Atividades e Responsabilidades Atender, filtrar e direcionar ligações e recados, bem como recepcionar visitantes, em português e inglês. Enviar e receber correspondências e produtos. Organizar a recepção e as salas de reunião, controlando sua utilização e agendamento. Realizar a contratação e controle de serviços de portador/entrega, servindo de ponto de contato com transportadoras. Controlar estoque e solicitar materiais de limpeza, escritório e copa.

Organizar e manter arquivos de documentos físicos e digitais, garantindo fácil localização. Controlar e solicitar pagamentos de rotina, com apoio ao setor financeiro na conferência de comprovantes e notas. Dar suporte a processos de RH, como organização de documentos para treinamentos. Auxiliar no fluxo com fornecedores e no controle de suprimentos, apoiando a área de compras/logística. Criar e atualizar planilhas de controle simples, contribuindo com dados para relatórios gerenciais básicos.

Redigir e-mails e comunicados internos com clareza, seguindo o padrão de comunicação corporativa. Executar tarefas sob orientação do(a) Coordenador(a) administrativo, com autonomia para pequenas decisões do dia a dia, buscando identificar melhorias nos processos administrativos da rotina. Desempenhar suas atividades em conformidade com as Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho do SGI da ODATA, respeitando as legislações aplicáveis, com atenção à conservação do meio ambiente e à saúde do trabalhador — estando ciente dos perigos e riscos inerentes às suas atividades (matriz de riscos EHS), dos aspectos e impactos ambientais relacionados ao seu trabalho, e das implicações de não conformidade com requisitos e leis aplicáveis.

Ferramentas Essenciais: Pacote Office (Excel, Word e Outlook) Agendamento de salas/calendário via Outlook Comunicação corporativa (Teams) Inglês intermediário (recepção de visitantes, direcionamento)