Job at a glance
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, la FACS Occitanie recrute un.e assistant.e de gestion administrative. Le poste est à pourvoir dès que possible avec une fin de contrat prévue à la fin du mois d'avril 2027. Sous la responsabilité de la responsable RH, l'assistant.e de gestion administrative a pour mission principale de réaliser le suivi quotidien des dossiers administratifs de la fédération.
A ce titre, il/elle assure la gestion et l'animation de la vie associative ainsi que la gestion des aspects organisationnels et logistiques de l'équipe opérationnelle. MISSIONS : SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS : Gestion et animation de la vie associative de la Fédération : - Organise les réunions des instances (transmission des convocations CA/AG, recueil des participations et des pouvoirs, rédaction des PV) ; - Assure le suivi des déclarations administratives et des formalités statutaires auprès des organismes compétents ; - Met à jour les bases de données des adhérents, administrateurs et partenaires ; - Assure l'archivage physique et numérique des documents institutionnels.
Relations avec les fournisseurs et prestataires : - Assure le suivi administratif des contrats de maintenance, abonnements et prestations de services ainsi que le lien avec les prestataires ; - Suit les échéances contractuelles et prépare les renouvellements ; - Gère les stocks et effectue les commandes nécessaires (fournitures, etc.) ; - Assure la gestion des véhicules de service (suivi entretiens, etc.) ; - Recueille et transmet les devis et/ou factures au service comptabilité ; - Apporte un appui logistique à la gestion des maisons des réseaux de Toulouse et de Montpellier ; - Centralise les demandes des équipes et veille à leur bonne prise en compte par les prestataires.
Gestion organisationnelle et logistique de l'équipe opérationnelle : - Organise les réunions et déplacements des salariés de l'équipe opérationnelle (réservations de salles, hôtels, etc.) ; - Contribue à l'organisation logistique des événements, séminaires et rencontres du réseau en appui du service communication ; - Assure la logistique pour les nouveaux arrivants : mise à disposition du matériel, mises à jour des listes de diffusion, commandes des antivirus informatiques, etc.
; - Veille au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail en lien avec les prestataires concernés ; - Gère le courrier sur le site de Toulouse. APPUI RH - GESTION SOCIALE : Organisation des recrutements : - Participe à la rédaction des offres d'emplois et assure leur diffusion (sites dédiés, service communication) ; - Classe les candidatures recueillies sur le serveur et organise les entretiens d'embauche (convocations, accueil/affichage).
Gestion du personnel : - Recueille les informations auprès des nouveaux salariés et réalise les déclarations préalables à l'embauche ; - Participe à l'administration du SIRH (mises à jour, archivage) et assure le lien avec les nouveaux salariés pour l'accès et la prise en main de l'outil ; - Organise le recueil des variables de paie chaque mois ; - Crée les fiches salariés auprès de la médecine du travail et assure le suivi des visites médicales ; - Gère les titres-restaurant (commandes, rechargements, suivi facturation) ; - Dans le cadre des formations, transmet aux salariés les informations nécessaires et participe au dépôt des demandes de prise en charge auprès de l'OPCO Santé.
COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES : Connaissances : Bac +2 (BTS, DEUG,.) secrétariat/assistant de gestion PME-PMI ; Connaissances en matière de droit social/droit du travail appréciées ; SIRH (principes et fonctionnalités). Qualités et atouts : Sens de l'organisation et des priorités ; Rigueur et méthodologie ; Réactivité et capacité d'anticipation ; Discrétion et respect de la confidentialité ;