Operations & AI Assistant

Für jemanden, der Organisation, technisches Verständnis und KI-gestütztes Arbeiten als eine Kompetenz denkt -- nicht als drei getrennte Fähigkeiten. KONTEXT Ein etabliertes technisches Ingenieurbüro im Anlagenbau baut einen neuen Engineering-Standort in Wien auf. Gesucht wird keine klassische Assistenz, die abarbeitet -- sondern eine Person, die den operativen Betrieb eigenständig strukturiert, den Executive Director spürbar entlastet und mit KI-Tools schneller ist als drei Leute per Hand.

Operations & AI Assistant (m/w/d) Wien · Schwechat | Vollzeit | Ab sofort | Direktreporting Executive Director AUFGABEN Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director Tägliches Briefing am Tagesrand -- was am Folgetag fällig ist Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag IHR PROFIL -- OHNE DIESE PUNKTE IST EINE BEWERBUNG NICHT SINNVOLL Mindestens 5 Jahre Office Management, Operations oder technische Projektassistenz, davon eigenverantwortlich Nachweisbare Praxis mit KI-Tools im Arbeitsalltag -- nicht „schon mal ausprobiert", sondern regelmäßig im Einsatz Erfahrung in einem technischen Umfeld -- Anlagenbau, Industrie oder Engineering-Dienstleistung Outlook, Excel und Word sicher; Zahlen und Fachbegriffe sind kein Hindernis Klare, sachliche Kommunikation auf allen Ebenen; verlässlich, diskret, belastbar Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise.

Die Stelle wird nicht angeleitet. DAS UMFELD Aufbauphase -- Strukturen und Abläufe werden gemeinsam entwickelt Kein Großkonzern: direkter Einfluss, kurze Wege, Mitgestaltung von Tag eins Direktreporting an den Executive Director KI-Werkzeuge und aktuelle Hardware als Standard Gehalt Ab EUR 65.000 Jahresbrutto -- Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich vorgesehen § 9 Abs. 2 GlBG: Das tatsächliche Gehalt orientiert sich an Qualifikation und Erfahrung.

Überzahlung ist ausdrücklich vorgesehen. ARBEITSZEIT Vollzeit -- Teilzeit nur auf Anfrage STANDORT Wien / Schwechat -- Concorde Business Park ARBEITGEBER Technisches Ingenieurbüro (Anlagenbau) -- Name im persönlichen Gespräch BEWERBUNG Bewerbung über karriere.at. Bitte im Anschreiben angeben: Beschreiben Sie in 3-4 Sätzen eine konkrete Aufgabe, die Sie mit einem KI-Tool schneller oder besser gelöst haben als vorher -- und wie.

Bewerbungen ohne diese Angaben werden nicht bearbeitet. Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 65.000 EUR jährlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstorte: Wien, Schwechat Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, IT, EDV Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: E&C, Industrial Solution GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen Standorte: Schwechat Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) Montag bis Freitag 38,5 Stunden Dienstorte Wien Schwechat Erforderliche Kenntnisse KI-Tools Outlook Excel Word