Directrice adjointe – Administration

SOMMAIRE DU POSTE – Directrice adjointe – Administration Relevant de la directrice générale, la directrice adjointe – administration assure la gestion administrative et financière du CIAFT. Elle veille à la conformité des ententes financières et de la reddition de comptes, à la bonne gestion des contrats et des systèmes internes, et supervise en collaboration avec la directrice générale le travail de l’adjointe à la comptabilité.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Comptabilité et finances ● Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi; ● Maintenir des contrôles financiers internes rigoureux; ● Participer à une rencontre budgétaire mensuelle avec la directrice générale et l’adjointe à la comptabilité. Ententes financières et relations avec les bailleurs de fonds et les gouvernements (en collaboration avec la directrice générale) ● Gérer l’ensemble des ententes financières de l’organisme, le respect des obligations associées et en assurer le suivi (échéances, versements, obligations contractuelles); ● Assurer les communications administratives et financières avec les bailleurs de fonds; ● Superviser la reddition de comptes des responsables de projet sur le plan de la conformité administrative et financière; ● Soutenir les membres de l’équipe dans la préparation des demandes de financement, notamment sur les aspects budgétaires et administratifs.

● Assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales et réglementaires applicables. Ressources humaines ● Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avantages sociaux, absences, dossiers d’employées); ● Soutenir la direction générale dans l’application des politiques et pratiques en ressources humaines; ● Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques administratives et opérationnelles de l’organisme; ● Superviser le processus de paie et assurer la gestion du dossier d’assurance collective.

Gestion administrative générale ● Superviser la gestion administrative courante de l’organisme (fournisseurs, assurances, contrats de services); ● Négocier, rédiger et suivre les contrats avec les fournisseurs et les personnes-ressources; ● Maintenir un registre des contrats en vigueur et assurer le suivi des échéances et des renouvellements; ● Assumer toute autre responsabilité connexe requise par la direction générale.

Technologies de l’information et les outils numériques ● Superviser la sécurité et l’inventaire des systèmes informatiques, évaluer le fonctionnement actuel et recommander un plan d’action, et assurer la liaison avec les fournisseurs externes. ● Assurer la liaison avec la ressource externe responsable du site web, et assumer la responsabilité de la plateforme CRM (Zeffy). QUALIFICATIONS ● Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou dans un domaine pertinent; toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée; ● Minimum de 4 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le milieu communautaire ou associatif québécois, incluant la gestion d’ententes de financement et de relations avec des bailleurs de fonds; ● Connaissance des obligations gouvernementales applicables aux OBNL au Québec; ● Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, Excel), aisance avec le logiciel comptable Simple Comptable et connaissance de base des enjeux de sécurité informatique; ● Excellentes capacités organisationnelles, rigueur et souci du détail; bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; ● Adhésion aux valeurs féministes et à la mission du CIAFT, et aptitude marquée pour le travail d’équipe et la contribution à un climat de travail sain.

CONDITIONS • Montréal; • 28 heures par semaine; poste non syndiqué dans un organisme syndiqué; • Télétravail un jour par semaine (lundi); • Salaire entre 34,94 $ à 43,27 $ de l’heure, selon l’expérience; • Assurances collectives; Régime de retraite RRFS-GCF; Trois semaines de vacances après un an. Quatre semaines après 2 ans.