Job at a glance
To see more of our open job postings, go to https://www.aytalent.ca/jobs/ Notre client est actuellement à la recherche d’un.e Adjoint.e de direction . Cette personne aura comme mission d’assister le président et les associés sur l’ensemble des opérations quotidiennes. Si tu as envie d’être exposé à une multitude d’industries et d’avoir un impact sur une petite organisation en pleine croissance, on aimerait définitivement te parler!
Tâches et responsabilités Gestion de l'agenda de la direction : Planification, organisation et mise à jour de l'agenda du Président, en veillant à l'efficacité de ses journées de travail; Coordination des réunions et événements : Réservation de restaurants ou traiteurs, déplacement de rencontres, coordination des voyages d’affaires et d'événements corporatifs, y compris la préparation des documents nécessaires; Comptabilité et finances : Gestion des comptes de dépenses mensuels, suivi des dépôts d'argent, paiement des factures dans les systèmes, et processus de fin de mois; Communication clients et candidats : Premier contact téléphonique et présentiel au bureau avec les clients et les candidats, veillant à une communication professionnelle et efficace.
Faire un suivi des candidatures spontanées (CV’s) reçus par courriel; Projets spéciaux : Participation à la gestion de projets spéciaux tels que la maintenance du site web, la gestion de la communication sur les médias sociaux, et l'acquisition de nouveaux outils; Gestion des besoins du bureau : Assurer que le bureau est bien approvisionné en café, vaisselle, collations et fournitures nécessaires à son bon fonctionnement; Assistance administrative : Production des documents nécessaires au processus de recrutement, y compris la mise à jour du portail client dans l’ATS.
Faire l'animation des SCRUMS quotidiens pour le suivi des tâches en cours; Assistance personnelle au président : Gestion des achats divers en magasin ou en ligne afin de supporter le président dans ses journées très chargées; Initiatives d'amélioration : Encourager et mettre en œuvre toute initiative visant à améliorer l'efficacité opérationnelle et le positionnement de l'entreprise sur le marché.
Formation, aptitudes et expérience requises Diplôme en administration, bureautique, comptabilité, gestion, ou toute autre domaine connexe; Minimum de 2 années d’expérience en tant qu’adjoint.e de direction ou en gestion administrative; Excellentes compétences en organisation, gestion du temps, et communication; Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité; Excellente qualité rédactionnelle; Connaissance des outils bureautiques et logiciels de gestion de projets est un atout; Aptitude à s'adapter à un environnement en constante évolution tout en gardant un haut niveau de rigueur; Connaissance du logiciel comptable Quickbooks est un atout très intéressant; Esprit d’initiative et d’amélioration continue; Bilinguisme (Français et Anglais).
Our client is currently seeking an Executive Assistant . This person will be responsible for assisting the President and partners with all day-to-day operations. If you’re interested in gaining exposure to a wide range of industries and making an impact at a small, fast-growing organization, we’d definitely like to hear from you! Duties and Responsibilities : Managing the executive schedule: Planning, organizing, and updating the President’s schedule to ensure the efficiency of their workdays; Coordinating meetings and events: Booking restaurants or caterers, arranging meetings, coordinating business travel and corporate events, including preparing necessary documents; Accounting and finance: Managing monthly expense accounts, tracking cash deposits, processing bill payments in the systems, and handling month-end procedures; Client and candidate communication: Serving as the first point of contact by phone and in person at the office with clients and candidates, ensuring professional and