Adjoint.e à la Pratique - Pratique Notariale

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel.

Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Description du poste L’adjoint(e) à la pratique s’intéresse activement à tous les aspects des besoins des clients et les comprend en profondeur. Il offre un service d’une qualité exceptionnelle aux avocats et aux clients. Il/elle agit aussi comme coordonnateur du flux de travail pour les autres services de soutien. Il/elle délègue et vérifie l’exécution de la production de documents, la gestion des dossiers, les travaux de copie ou de numérisation et d’autres tâches administratives.

Tâches administratives   Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes   Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie   l’état des salles avant les réunions, etc., avec l’aide des équipes de soutien et   communication   avec les autres participants, à l’interne et à l’externe   S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien   Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.

Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour   s’assurer   qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de   consignation   Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative   Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis   Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations   Communication   Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu   Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures   voulues;   voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent   Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif et aussi avec les différents tribunaux civils et administratifs.

Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents    Gestion de la relation client   S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients   Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet   Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration   Organise les rencontres avec les clients   Production de documents   Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc.

que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat   compétent;   au besoin, apporte les modifications mineures requises   Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs   Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel       Tâches financières — Facturation   Aide les avocats quant à la saisie et à la consig